Сотрудники часто выезжают в командировки в города области на один день. Как это оформить, учесть?
Норма |
Ст. 168 ТК РФ установлено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: |
|
– расходы по проезду; | ||
– расходы по найму жилого помещения; | ||
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); |
||
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. |
||
Самостоятельно |
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. |
|
Положение |
Согласно п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. |
|
В обособленное подразделение |
Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации(представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. |
|
Аванс |
Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). |
|
Возмещение расходов |
Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации. |
|
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ. |
||
Суточные |
Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные),возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. |
|
Суточные при однодневных командировках |
В соответствии с п. 11 Положения при командировках в местность, откуда работникисходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства,суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. |
|
Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом. |
||
! |
Таким образом, выплаты, связанные с командировкой, производимые работникам при однодневных командировках, суточными не являются. |
|
Арбитраж |
Арбитражные суды, основываясь на позиции Президиума ВАС РФ (постановление от 11.09.2012 г. № 4357/12), указывают, что денежные средства («суточные»), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные поездки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размерерасходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. |
|
Компенсация |
Суды приходят к выводу о том, что спорные выплаты при однодневных командировках представляют собой компенсацию. |
|
Исходя из того, что работники направлялись в командировку в интересах работодателя,вернулись из командировки за пределами предусмотренного восьмичасового рабочего дня (что требует дополнительных расходов), а также учитывая, что обязанность организаций по выплате расходов своим работникам за время нахождения в служебной командировке установлена ТК РФ, выплаченная сумма по своей направленности и экономическому содержанию является компенсационной выплатой по возмещению расходов работников, связанных со служебной командировкой, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, что связано со значительными временными и материальными затратами по сравнению с обычным исполнением ими трудовых обязанностей. |
||
Возмещение иных расходов |
Согласно п. 24 Положения возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. |
|
Налог |
Таким образом, считает Минфин РФ, налогоплательщик имеет право учесть расходы, связанные с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке, в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их документальном подтверждении (письма Минфина РФ от 16.07.2015 г. № 03-03-07/40892, от 26.05.2015 г. № 03-03-06/30062). |
|
НДФЛ |
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат(в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включаявозмещение командировочных расходов. |
|
Положениями указанной статьи предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. |
||
То есть в соответствии со ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, признаются доходами, которые в силу п. 3 данной статьи не подлежат налогообложению. |
||
В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходов, связанных с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. |
||
То есть, считает Минфин, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ только суточные не требуют документального подтверждения их использования. |
||
Документальное подтверждение |
В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов. |
|
Освобождение |
Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов. |
|
При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 г. № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке (письма Минфина РФ от 26.05.2015 г. № 03-03-06/30062, от 01.03.2013 г. № 03-04-07/6189). |
||
Страховые взносы |
В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений. |
|
Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций, перечислены в ст. 9 Закона № 212-ФЗ, и их перечень является исчерпывающим. |
||
Согласно ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносоврасходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ, не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно и другие, перечисленные в названной части, расходы на командировки работников. |
||
Позиция чиновников |
Таким образом, поскольку выплаты, связанные с командировкой, производимые работникам при однодневных командировках, суточными не являются, то оснований применять в отношении таких выплат ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, в части ихосвобождения от обложения страховыми взносами, не имеется (письмо Минтруда РФ от 01.04.2015 г. № 17-3/В-156). |
|
Чиновники считают, что данные выплаты должны учитываться для целей обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды исходя из их направленности и правового статуса. |
||
Если это возмещение Не облагаются |
В случае если данные выплаты признаются возмещением документально подтвержденных расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции, то такие выплаты не облагаются страховыми взносами на основании п.п. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, устанавливающего, что не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. |
|
Порядок возмещения иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя при направлении в однодневную командировку, в том числе перечень документов, подтверждающих расходы командированного работника, и требования (форма, сведения, иное) к этим документам определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. |
||
Чем подтвердить |
При этом в качестве таких документов могут быть предусмотрены, например, чеки, квитанции и счета о предоставлении услуг и работ, не содержащие информацию о получателе услуги (работы). |
|
Без подтверждения |
При отсутствии документального подтверждения целевого использования производимых работникам при однодневных командировках выплат, связанных с командировкой, теряется их непосредственно компенсационный характер и, соответственно, данные суммы подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. |
|
По аналогии |
Аналогичный подход следует применять и в отношении обложения тех или иных выплат страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. |