Расходы на ужин с партнером относятся к представительским расходам. Закон говорит, что можно пригласить текущего или потенциального партнера на завтрак, обед или ужин, чтобы поговорить о сотрудничестве.
Скриншот из статьи 264 Налогового кодекса на сайте consultant.ru
Не все расходы на ужины с партнерами считаются представительскими. Для этого у ужинов должны быть такие признаки:
- приезжают представители других компаний или совета директоров. Можно пригласить клиента, поставщика или участника совета директоров. Насчет клиентов-физлиц четкого мнения нет: в одном письме Минфин говорил, что их можно относить к представительским, в другом — что нельзя.
Мы считаем, что расходы на мероприятия с клиентами-физлицами рискованно относить к представительским расходам. Налоговая может их оспорить. Это относится к расходам на прием сотрудников компании из других городов и филиалов. Нельзя за деньги компании купить коньяк и хамон в офис для сотрудников и сказать, что иногда приезжают клиенты и тоже будут это есть и пить;
Письмо Минфина об ужине с партнерами № 03-03-06/1/675от 01.11.2010 на сайте «Клерка»
- нужен для новых деловых связей или поддержки старых. Встреча должна быть официально запланирована и подтверждена документами: приказом, сметой, отчетом о результатах, первичными документами;
- не относится к расходам на развлечения и отдых, профилактику и лечение заболеваний. Нельзя оплатить партнеру поездку на минеральные воды или в казино в Лас-Вегасе.
В представительские расходы можно включить:
- стоимость завтрака, обеда или ужина, напитков, обслуживания;
- доставку к месту мероприятия;
- услуги переводчиков.
Закон не запрещает проводить ужины с партнерами где захочется: в офисе, ресторане или загородном доме.
По закону представительские расходы можно учитывать при расчете налога на прибыль. Правда, берут их не целиком, а по нормативу 4% от расходов на зарплату.
Компания за год платит сотрудникам 2,4 млн рублей. Значит может учесть столько представительских расходов: 2,4 млн рублей * 4% = 96 000 рублей.
Расходы на упрощенке в статье 346.16 Налогового кодекса на сайте Консультанта
Представительские расходы нельзя принять к расходам по упрощенке «доходы минус расходы». Их нет в перечне Налогового кодекса.
Чтобы учитывать представительские расходы при расчете налогов, их нужно подтвердить.
Как подтвердить
Нельзя просто взять, потратить деньги компании, а потом учесть эти расходы при расчете налогов. Сначала расходы надо доказать. Для этого составляют документы:
- приказ руководителя о расходах и целях этих расходов. Формулировка примерно такая: «Чтобы подписать договор, приказываю провести мероприятие в таком ресторане. Бюджет мероприятия — такой. Со стороны компании будут Коновалов и Мирошниченко. Во вложении — утвержденная смета от ресторана на мероприятие»;
- смету представительских расходов. Например, можно взять смету из ресторана;
- первичные документы. Подойдет договор с рестораном или кейтеринговой компанией, товарные и кассовые чеки;
- отчет о представительских расходах.
В отчете надо указать:
- цель мероприятия и результаты. Нужно указать, если после переговоров в ресторане подписали контракт или договорились о большой поставке;
- дату и место мероприятия;
- программу мероприятия. Например, ужин будет проходить в таком ресторане, время примерно такое;
- состав участников со стороны партнера, перечисляют по именам;
- состав принимающей стороны;
- расходы.
Налоговая любит оспаривать представительские расходы в суде и требовать доплаты налогов. Тут правило такое: компания должна не просто прогулять деньги, а получить результат для работы, например заключить договор. Тогда суды чаще всего встают на сторону компании.
Налоговая подала на компанию в суд и заявила, что она необоснованно приняла к расходам 13 463 рубля на алкогольные напитки и цветы. У налоговой были и другие претензии, но нам тут важны только расходы.
Суд с налоговой не согласился. Цветы и алкоголь были нужны для переговоров, чтобы договориться о поставке сырья. Без этого у компании закончилось бы сырье и деятельность остановилась. Переговоры всё спасли.
А алкоголь можно?
Письмо Минфина об ужине с партнерами № 03-03-06/1/675 от 01.11.2010 на сайте «Клерка»
Минфин в письме сказал, что алкоголь можно включать в представительские расходы, если это предусмотрено обычаями делового оборота:
Скриншот сайта zakonbase.ru
Суть такая: если принято на переговорах с этими партнерами выпивать, то надо покупать спиртное. А что ни сделаешь ради успешного бизнеса.
Налоговая не всегда соглашается, что спиртные напитки были необходимы для переговоров, приходится это доказывать в суде.